เอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้ดำเนินการส่งออกและนำเข้า

การส่งออกจากประเทศไทย หรือแม้กระทั่งจากรัสเซีย หรือประเทศอื่น ๆ ล้วนต้องใช้เอกสารชุดหนึ่งที่จำเป็น ในบทความนี้ เราจะพิจารณาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการส่งออกจากประเทศไทย และหากคุณเกิดมีคำถามว่า “สามารถส่งสินค้าโดยไม่มีเอกสารได้หรือไม่?” — คำตอบคือไม่ได้! วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้สินค้าคุณไม่สามารถส่งออกได้ คือการไม่เตรียมเอกสารการส่งออกให้พร้อม หรือทำผิดพลาดในเอกสาร!

ชุดเอกสารขั้นต่ำที่จัดเตรียมโดยนายหน้าศุลกากร ซัพพลายเออร์ หรือแม้แต่ตัวคุณเองสำหรับการส่งออกจากประเทศไทย (หรือจากรัสเซียก็ใช้แบบเดียวกัน) โดยทั่วไปถือเป็นการทำงานร่วมกันของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงตัวแทนศุลกากร (broker) ของประเทศปลายทาง

1. Proforma-Invoice – หรือใบเสนอราคาล่วงหน้า
   เอกสาร Proforma-Invoice จะต้องจัดทำเป็นสองภาษา คือ รัสเซียและอังกฤษ เนื่องจากชาวไทยไม่เข้าใจภาษารัสเซีย และถือเป็นมาตรฐานสากล เอกสารนี้ใช้สำหรับการตกลงชื่อสินค้า รายละเอียดสินค้า จำนวน เงื่อนไขการส่งมอบ และราคาสินค้า รวมถึงเป็นเอกสารอ้างอิงเพื่อยืนยันราคาสินค้าในการผ่านพิธีการศุลกากร หลังจากที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกันแล้ว จะออกเป็นใบ Invoice จริง
   ข้อมูลที่ต้องระบุใน Proforma-Invoice:
   – ข้อมูลและที่อยู่ของผู้ขายและผู้ซื้อ
   – ชื่อสินค้าและรายละเอียดสินค้า
   – ราคาต่อหน่วยเป็นดอลลาร์สหรัฐ
   – ราคารวมของสินค้าเป็นดอลลาร์สหรัฐ
   – เงื่อนไขการส่งมอบตาม Incoterms (FOB, CPT, FCA ฯลฯ)
   – วันที่และหมายเลขของเอกสาร
   – รายละเอียดสินค้าอย่างครบถ้วน (เช่น ส่วนประกอบหรือวัสดุที่ใช้)
2. Invoice – หรือใบแจ้งหนี้
   Invoice คือเอกสารที่ใช้สำหรับการชำระค่าสินค้า
   ข้อมูลที่ต้องระบุใน Invoice:
   – ผู้ขาย: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – ผู้ซื้อ: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – ผู้รับสินค้า: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – หมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้
   – ประเทศต้นทางและประเทศที่ส่งสินค้า
   – ชื่อสินค้าและรายละเอียด
   – ราคาต่อหน่วยเป็น USD หรือ EUR
   – ราคารวมของสินค้าเป็น USD หรือ EUR
   – เงื่อนไขการส่งมอบตาม Incoterms (FOB, CPT, FCA ฯลฯ)
3. Packing List – หรือใบรายการบรรจุภัณฑ์
   เอกสารนี้เป็นส่วนประกอบที่จำเป็นของใบแจ้งหนี้ แสดงรายการสินค้าทั้งหมดในแต่ละบรรจุภัณฑ์ พร้อมรายละเอียดการบรรจุแต่ละหน่วย เช่น กล่อง ลัง พาเลท กล่องไม้ ฯลฯ แต่ละหน่วยจะต้องมีหมายเลขกำกับ และควรระบุใน Shipping Mark ด้วย
   Packing List ต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้:
   – ผู้ขาย: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – ผู้ซื้อ: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – ผู้รับสินค้า: ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ
   – หมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง
   – หมายเลขและวันที่ของ Packing List
   – ประเทศต้นทางและประเทศที่ส่งสินค้า
   – รายการสินค้าและรายละเอียด
   – เงื่อนไขการส่งมอบตาม Incoterms (FOB, CPT, FCA ฯลฯ)
   – ท่าเรือต้นทางและปลายทาง
   – หมายเลขบรรจุภัณฑ์
   – จำนวนบรรจุภัณฑ์ (กล่อง, พาเลท ฯลฯ)
   – ขนาดบรรจุภัณฑ์ (ยาว x กว้าง x สูง)
   – น้ำหนักสุทธิและน้ำหนักรวม
   – น้ำหนักรวมและปริมาตรรวมของสินค้า
   – รายละเอียดของแต่ละหน่วยบรรจุ (หากจำเป็น)
4. เอกสารขนส่ง – เช่น ใบตราส่งทางอากาศ (Air Waybill), ใบตราส่งทางเรือ (Bill of Lading)
   ประเภทของเอกสารขึ้นอยู่กับวิธีการจัดส่งที่คุณเลือก Air Waybill หรือ Bill of Lading คือเอกสารที่ยืนยันการทำสัญญาการขนส่ง เป็นหลักฐานว่าผู้ให้บริการขนส่งได้รับสินค้าแล้วตามเงื่อนไขที่ระบุในเอกสาร
   ข้อมูลในเอกสารนี้ประกอบด้วย:
   – ขนาด น้ำหนัก ปริมาตรสินค้า
   – รายการสินค้า หมายเลขบรรจุภัณฑ์
   – หมายเลขเรือ เที่ยวบิน หมายเลขตู้คอนเทนเนอร์
   – ท่าเรือต้นทางและปลายทาง
   – หมายเลขและวันที่ของเอกสาร
   – ข้อมูลผู้ส่งและผู้รับ
   – ผู้ติดต่อกรณีสินค้าเดินทางถึง
   – ราคาค่าขนส่ง (ถ้ามี)
   – เงื่อนไขการส่งมอบตาม Incoterms
   – ข้อกำหนดพิเศษ เช่น อุณหภูมิหรือเงื่อนไขอื่น
   – ข้อมูลผู้ให้บริการขนส่ง (สายเรือหรือสายการบิน)

เอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการผ่านพิธีการศุลกากรขึ้นอยู่กับกฎหมายของประเทศผู้ส่งหรือผู้รับสินค้า

ขอเตือน: รายการด้านบนคือเอกสารขั้นต่ำที่จำเป็น! หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการจัดเตรียมเอกสารเหล่านี้ กรุณาติดต่อผู้จัดการผ่านเว็บไซต์ แนะนำ: ปรึกษาเกี่ยวกับสินค้าของคุณเพื่อทราบว่าเอกสารใดจำเป็นต่อการยื่นใบขอส่งออกจากประเทศไทย หรือสำหรับนำเข้าสินค้าไปยังรัสเซียหรือประเทศไทย